Die neue Art der Nachverfolgung

Einleitung

Die tägl. Herausforderungen des Büro-Alltags zwingen uns immer auf dem neuesten Stand zu sein. Outlook 2007 kann dabei helfen.

Es wird immer wieder darüber geklagt, dass die Emailflut überhand nimmt und dass es schwer ist, diese Emails zu ordnen und die, die wichtig sind und vom Empfänger verlangen, aktiv zu werden im Blick zu haben.

Glücklicher Weise ist man in der Lage, eingehende Emails außerhalb des Posteingangs zu speichern. Das Leeren des Posteingangs ist kein unerreichbares Ziel, da dies mit einigen, einfach zu handhabenden Regeln, erreicht werden kann.

Wichtiger als das einfache Leeren des Posteingangs ist es, die in Nachrichten enthaltenen Aufgaben sichtbar und zugänglich zu machen.

Dieser Beitrag soll einige Möglichkeiten zeigen, die Microsoft® Office Outlook® 2007 in einer einfacheren, bisher nicht verfügbaren Weise anbietet. Die neuen Features können helfen den Posteingang übersichtlich zu halten, ohne Gefahr zu laufen wichtige Aufgaben zu vergessen oder einen Termin zu verpassen. Um dies zu erreichen, arbeitet man mit:

• der Nachverfolgung um Aufgabendetails schnell zu erzeugen
• der Aufgabenleiste in Outlook 2007 um die Aufgaben und Termine immer im Blick zu haben
• der Suche um alle Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen schnell zu finden

der neuen Integrationsmöglichkeiten von Microsoft® Office OneNote® 2007 zum Erstellen, Verwalten und Speichern von Notizen, die mit Terminen oder Aufgaben verknüpft sind.

Es gibt viele Gründe, warum Outlook-Benutzer versuchen, Ihren Posteingang als ToDo-Liste zu verwenden. Diese Gründe sind zwar einleuchtend, werden aber immer wieder an der Realität scheitern.

• Die Angst einen Termin zu verpassen oder eine interessante Information zu verlieren
• Die Befürchtung eine wichtige Nachricht nicht wieder zu finden
• Als Ausrede, weil eine Nachricht etwas enthält, dass noch nicht entsprechend gekennzeichnet ist

Benutzer, die diese Gründe anführen, um Nachrichten im Posteingang zu belassen, haben häufig genau die Probleme, die sie versuchen zu vermeiden.

Benutzung der Nachverfolgung

Hilfe für dieses Debakel kommt in der schon in Outlook 2003 vorhandenen Nachverfolgung, die für Outlook 2007 komplett überarbeitet wurde. Die Handhabung dieses Features ist wesentlich effektiver und leichter geworden.

Mit der Kennzeichnung zur Nachverfolgung von Mails werden automatisch datierte Aufgaben mit Erinnerungsfunktion (wenn gewünscht) erzeugt und in der neu gestalteten Aufgabenleiste von Outlook 2007 abgelegt.

Man kann diese Funktion bei geöffneter Mail aus dem Menue „Optionen“ direkt verwenden. Es gibt bereits vordefinierte Flags für Heute, Morgen usw. Wenn eine andere Terminierung gewünscht wird, ist auch eine benutzerdefinierte Kennzeichnung möglich. Hier kann man auch den Start/Endtermin festlegen sowie einen optionalen Alarm hinzufügen.

Diese gekennzeichneten Nachrichten werden in den Aufgaben und auch in der Aufgabenleiste angezeigt.

Mit der gleichen Methode lassen sich auch Kontakte kennzeichnen, um z.B. an einen Anruf erinnert zu werden.

Neue Features in Outlook 2007

1. Die Nachverfolgung
2. Die Aufgabenleiste
3. Die Integration in OneNote 2007